Разработка нормативных документов является трудоёмким процессом и требует высокой квалификации исполнителей. Не каждая организация имеет штатных методологов, специализирующихся на управлении документами. Применение продукта существенно снижает трудозатраты на регламентацию документооборота, а также повышает качество разрабатываемых в организации локальных нормативных актов.

"1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов. Методика управления документами" и "1С:Документооборот 8 ПРОФ. Комплект нормативных документов. Методика управления документами" (далее – Комплекты документов) представляют собой готовые тиражные методики для построения системы управления документами на базе программ "1С:Документооборот 8 КОРП" и "1С:Документооборот 8 ПРОФ". Каждое издание привязано к возможностям определенной версии программы.

В книгах содержится печатный комплект типовых нормативных документов для постановки и дальнейшего ведения документооборота. Книги включают ссылки на материалы в электронном виде, которые могут быть использованы в качестве основы при создании собственной системы документооборота.

Применение типовых нормативных документов существенно упростит задачи:

• постановки и рационализации документооборота,
• подготовки документных процессов к автоматизации,
• регламентации документооборота.

Комплекты документов учитывают специфику документирования деятельности в различных хозяйствующих субъектах – обществах с ограниченной ответственностью и акционерных обществах.

Типовые нормативные документы универсальны и готовы к внедрению в организации с минимальными доработками (не более 20 % с учетом отраслевой специфики компании для версии КОРП и не более 10 % для версии ПРОФ).

Многие разделы нормативных документов содержат пояснения, в каких случаях нужно использовать тот или иной вариант процесса, а также что нужно сделать на внедрении, чтобы процесс заработал так, как он описан в документе.

Комплекты документов рассчитаны на документоведов – организаторов документационного обеспечения управления, перед которыми стоит задача внедрения системы электронного документооборота, консультантов в области автоматизации документооборота, специалистов-управленцев, а также партнеров фирмы "1С", оказывающих услуги по внедрению программы "1С:Документооборот".

Взаимоувязанное внедрение "1С:Документооборота" и методики постановки документооборота, заложенной в комплектах документов, сократит время на подготовку к автоматизации и положительно скажется на эффективности внедрения информационной системы и на управлении предприятием в целом.

Методика управления документами опирается на системный подход к управлению документами, что дает ряд преимуществ для запуска в эксплуатацию и дальнейшего функционирования информационной системы, а именно:

• Позволяет в сжатые сроки организовать документооборот.
• Не имеет выраженной отраслевой специфики и решает широкий круг задач, связанных с подготовкой и движением документов.
• Основана на функциональных возможностях "1С:Документооборота" и позволяет перенести все процессы работы с документами, описанные в нормативных документах, в программу.
• Может быть внедрена с минимальными доработками нормативных документов (требуется только подстановка названия организации и существующих подразделений, включение ключевых участников процессов создания и движения документов, а также удаление комментариев). Нормативные документы составлены таким образом, что при необходимости можно убирать или добавлять отдельные функциональные разделы.
• Отвечает потребностям современного бизнеса, т. к. содержит не только процедуры традиционного делопроизводства, но и формирует информационную среду для совместной работы сотрудников.
• Поддерживает процессно-ориентированный подход к системе управления.
• Упорядочивает состав документов организации, сокращает количество видов документов и приводит все документы к единому стандарту разработки и оформления.
• Содержит детализированное описание процессов работы с документами с ролевым распределением функциональных обязанностей сотрудников, что облегчает постановку задач, подбор и обучение персонала.
• Может служить основой образовательной программы для сотрудников организации, задействованных в процессах подготовки различных видов документации.
• Облегчает внедрение системы менеджмента качества по международным стандартам ИСО.
• Служит основой для дальнейшего развития и совершенствования бизнес-процессов организации.

СОСТАВ ПРОДУКТОВ

• Издания содержат комплекс взаимоувязанных нормативных документов, который служит единой методической основой документооборота.
• В комплект документов КОРП входят:
• Положение о делопроизводстве;
• Порядок использования квалифицированной электронной подписи;
• Положение о службе делопроизводства;
• Должностные инструкции сотрудников службы делопроизводства (6 документов);
• Положение о договорной работе;
• Положение о работе с распорядительной документацией;
• Положение о работе с локальными нормативными актами;
• Положение о работе с обращениями клиентов;
• Приказ о начале работ по автоматизации документооборота и создании рабочей группы;
• Приказ о запуске в опытную/промышленную эксплуатацию системы управления документами "1С:Документооборот";
• Приказ о работе в системе управления документами «1С:Документооборот";
• Приказ об утверждении положения о делопроизводстве;
• Приказ о делегировании полномочий;
• Приказ о функциях структурных подразделений, распределении полномочий и предоставлении права подписи;
• Альбом унифицированных форм документов (31 шаблон и 9 бланков).